Görans guldkorn: Arbeta effektivare med Word

Alla som arbetar med text i Word kan snabba upp sitt arbete avsevärt via ett antal knep som underlättar redigering och gör det lättare att få konsekvent utformning hos texten.

Redigera text i läge Normal

Det går att arbeta med Word i flera olika arbetslägen. Läget Normal passar bäst för arbete med textinskrivning och redigering. Programmet har bäst prestanda i detta läge vilket innebär att det går snabbt att bläddra mellan sidor och rulla i dokument. Begränsningen med läget Normal är att du inte ser dokumentets fullständiga layout med spaltutformning, sidhuvud och sidfot.

I läget Utskriftslayout visas dokumentet med ungefär samma utseende som vid utskrift. Du kan då granska spaltutformning och den exakta placeringen för textrutor, bilder, fotnoter, sidhuvud, sidfot med mera.

Visa osynliga tecken vid redigering

Vid textredigering är det oftast bäst att låta programmet visa osynliga tecken som stycketecken, tabulatorer, mellanslag med mera på skärmen. Dessa tecken används enbart av programmet för att styra textens positionering och kommer inte med vid utskrift. Med de osynliga tecknen framme får du bättre kontroll över texten och minskar risken för att det smyger sig in extra stycketecken eller mellanslag (se nedan). I Word slår du på eller av visningen av osynliga tecken genom att klicka på symbolen ¶ som finns uppe till höger i verktygsfältet. 

Markera text snabbare

De vanligaste metoderna för markering av text sammanfattas i följande uppställning:

Markera ett ord
Dubbelklicka ordet.

Markera en hel rad
Klicka i markeringsspalten till vänster om raden.

Markera ett helt stycke
Dubbelklicka i markeringsspalten till vänster om stycket.

Markera en mening
Håll ner Ctrl (Kommando i Mac) och klicka i meningen.

Markera all text
Håll ner Ctrl och klicka i markeringsspalten.

Diskontinuerlig markering
Markera först ett avsnitt, håll ner Ctrl och fortsätt markera på annan plats i texten.

Dra och släpp markerad text

Hela meningar eller stycken kan flyttas om du först markerar dem enligt någon av metoderna ovan och därefter drar dem med musen till önskad plats i texten. Den markerade texten sätts då in med början där muspekaren är placerad när du släpper texten.

Tvätta bort extra stycketecken och mellanslag

Funktionen Ersätt är mycket användbar för att söka efter specialtecken som stycketecken, manuell radbrytning, tabbtecken med mera. Specialtecken skrivs via tecknet ^ följt av en bokstavskod för tecknet. Om du klickar på knappen Mer så utökas dialogrutan med fler alternativ, bland annat knappen Special, där du i en lista kan välja önskat tecken. I följande uppställning sammanfattas koderna för de vanligaste specialtecknen.

Sök specialtecken
Stycketecken skrivs som ^p
Manuell radbrytning skrivs som ^l
Mellanslag skrivs som mellanslag
Tabbtecken skrivs som ^t

Vid sökning efter specialtecken är det lämpligt att visa osynliga tecken på skärmen (se ovan) så att du lättare kan följa med och se vad som händer.

Så här ersätter du dubbla stycketecken med enkla:

Arbeta med formatmallar

Vid arbete med långa dokument är användning av formatmallar en absolut förutsättning för att du skall arbeta effektivt och få ett konsekvent utseende hos dokumenten.

Fördelarna med formatmallar är flera. Det går mycket snabbare att välja en färdig namngiven mall än att göra alla inställningar manuellt varje gång. Dessutom får texten i dokumenten ett mer enhetligt utseende, särskilt när flera personer arbetar i samma projekt.

Word har både styckeformat som påverkar utformningen hos hela textstycken och teckenformat som enbart påverkar markerad text. Alla namngivna formatmallar finns bekvämt tillgängliga längst till vänster i verktygsfältet Formatering.

Göran Johannesson
info@programsupport.se

Ännu mer information om att arbeta effektivare med Word finner du på
http://www.programsupport.se

Läs också Görans artiklar i varje nummer av vår papperstidning Populär Kommunikation.
http://www.popkom.se/page/7

Artikeln ovan ingick i det elektroniska kunskapsbrevet Björns Blandning nr 3/2006 från Populär Kommunikation.
http://www.popkom.se/page/18

Copyright © 2006 Göran Johannesson och Populär Kommunikation

Skriv ut sidan