Görans guldkorn: Bättre PDF-filer från Office med PDFMaker

När du skall ta fram PDF-filer från Office-programmen Word, Excel och PowerPoint är det lämpligt att använda makrot PDFMaker som underlättar arbetet avsevärt. Med PDFMaker får du dessutom utökade funktioner hos filerna, till exempel automatiska bokmärken från Word, övergångar mellan bilder från PowerPoint samt en bekväm möjlighet att välja komprimering och därmed bildkvalitet hos PDF-filerna. Användningen av PDFMaker är dock inte helt problemfri utan du får vara beredd på krångel, särskilt med äldre versioner av Acrobat.

Om du har Microsoft Office på din dator när Acrobat installeras så lägger installationsprogrammet automatiskt till makrot PDFMaker som du kan manövrera via verktygsfältet PDFMaker med knappar eller via en ny meny Adobe PDF hos Office-programmen. Detta makro anropar och styr programmet Acrobat Distiller som utför själva omvandlingen av ditt dokument till en PDF-fil.

PDFMaker finns tillgängligt antingen via menyn
Adobe PDF eller via två knappar.

Innan du skapar PDF-filer med PDFMaker är det synnerligen lämpligt att du tar fram dialogrutan med makrots inställningar via kommandot Adobe PDF-Ändra konverteringsinställningar. I listan Konverteringsinställningarkan du välja mellan ett antal namngivna alternativ för hur hårt fotografier och andra punktbilder skall komprimeras i PDF-filen. De val du gör hos denna dialogruta överförs automatiskt till programmet Acrobat Distiller.

Lämpliga inställningar hos PDFMaker för att få automatiska bokmärken och
bibehålla övergångar mellan bilder från PowerPoint.

Eftersom makrot PDFMaker utvecklats av Adobe själva utan någon hjälp från rivalen Microsoft händer det tyvärr att makrot krånglar. Problemens karaktär varierar men i värsta fall syns inte PDFMaker alls hos Office-programmen. Den bästa lösningen brukar vara att installera om Acrobat men hos vissa "olycksdrabbade" datorer kan det vara svårt att få korrekt funktion.

PDFMaker har dock blivit stabilare för varje ny version av Acrobat och hos Acrobat 7 och Acrobat 8 fungerar omvandlingen betydligt bättre än hos Acrobat 5 och Acrobat 6.

PDFMaker är tyvärr inte anpassat för att fungera med Office 2007 ännu men Adobe uppger att man har en felrättning på gång till Acrobat 8.

Den senaste versionen av PDFMaker, som följer med Acrobat 8, har fått utökade möjligheter att bevara även bokmärken och länkar från Excel-filer samt knappar, animeringar och textanteckningar från PowerPoint. Bakgrunden hos PowerPoint-presentationer konverteras till ett eget lager i PDF-filerna som därför kan döljas och bytas mot någon annan bakgrund.

Göran Johannesson
info@programsupport.se

Ännu mer information om att arbeta med PDF-filer finner du på
http://www.programsupport.se

Läs också Görans artiklar i varje nummer av vår papperstidning Populär Kommunikation.
http://www.popkom.se/page/7

Artikeln ovan ingick i det elektroniska kunskapsbrevet Björns Blandning nr 3/2007 från Populär Kommunikation.
http://www.popkom.se/page/18

Copyright © 2007 Göran Johannesson och Populär Kommunikation

Skriv ut sidan