Christers copywriterknep: Kort rapport om konsten att skriva rapporter så att mottagaren direkt förstår vad de går ut på

Dina PM och rapporter är ingenting värda om inte dina kollegor tar del av dem. Det gäller även när du skriver "tråkiga" tekniska och ekonomiska dokument. Därför måste du tänka som en copywriter även till vardags.

Mitt första och viktigaste råd till dig som skriver texter i tjänsten är detta:

1) Börja med en sammanfattning
En effektiv sammanfattning berättar snabbt och enkelt för läsaren vad han behöver veta -- vad dokumentet handlar om, varför han fått det och om det "lönar sig" för honom att läsa det mera ingående. Därmed är ditt syfte uppnått, men effekten ökar om du kan nå en samverkan mellan bilder, kompletterande bildtexter och mellanrubriker som informerar om vad som kommer.

Sammanfattningen ska lyfta fram VAD som står i rapporten, inte ATT något står där. Dit hör:

• de viktigaste rönen från ditt arbete
• "nyheter" typ oväntade mätvärden eller nya samband
• vilken praktisk/teknisk/ekonomisk betydelse rönen får
• för vem de är viktiga
• vilken åtgärd eller lösning du förordar
• vad läsaren ska ta ställning till.

Det kan också vara klokt att ange hur resultaten kan användas och vad som händer härnäst. Här är några frågor som bör besvaras: När kan resultaten omsättas i praktiken? Kan de användas i sin nuvarande form eller behövs ytterligare åtgärder? Är projektet avslutat eller kommer det en fortsättning? Vem är kontaktperson för den som vill veta mer?

2) Lägg extra mycket jobb på förarbetet
Det som framför allt skiljer arbetet med rapporter från vanligt skrivjobb är att de kräver mer förarbete -- från att samla in fakta till att sovra och organisera materialet så att det blir överskådligt och begripligt för mottagarna.

Därför: Ägna dig först åt den "tekniska" uppgiften (VAD ska jag säga?) och först därefter åt skrivuppgiften (HUR ska jag säga det?). Om du börjar skriva direkt, utan att ha klart för dig vad som bör finnas med och hur det ska disponeras, är risken stor att du förlorar dig i detaljer.

Redan i antiken talade man om vikten av inventio, det vill säga inventerandet av fakta och exempel, innan man gav sig i kast med att disponera stoffet och den språkliga utformningen.

3) Gör innehållet överskådligt
Genom att ge dokumentet en klar och överskådlig struktur med vägledande mellanrubriker som stomme, kan dina läsare lättare överblicka och ta ställning till hur de ska hantera materialet.

I princip ska mottagaren kunna få en uppfattning om innehållet i rapporten genom att enbart läsa mellanrubrikerna. Om du använder avsnittsrubriker som "Inledning" eller "Bakgrund", komplettera dem med en informativ rubrik som innehåller ett nyckelord eller lyfter fram nyheten eller nyttan -- för mottagaren.

4) Visa och förklara med bilder
Försök att förtydliga det du vill ha sagt i enkla bilder i direkt anslutning till texten.

Storleksförhållanden, flöden, treder, nivåer, nyckeltal, tillvägagångssätt och samband framgår ofta tydligare, om du visar dem i form av diagram eller schematiska bilder. Jämförande tabeller gör också framställningen klarare.                                                      

Du kan också ge extra tyngd åt viktiga avsnitt genom att

• använda punktuppställningar
• markera dem visuellt med indrag som här.

5) Läs med läsarnas ögon
När du skrivit det första utkastet: Be några personer som kan ämnet att granska fakta (men bara fakta!). Det är ett bra sätt att kolla att du fått med allt väsentligt, innan du börjar finslipa.

Granska sedan själv utkastet med dessa frågor i huvudet:

–     Kommer mina läsare att göra det jag vill?

–     Ska de ta ställning eller ge besked?

–     Kommer de att veta tillräckligt om det jag vill?

–     Räcker det att de känner till saken eller ska de också förstå vad den innebär?

Skicka gärna kommentarer till:
Christer Wiklander
christer.wiklander@wigwam.biz

Fler skrivtips av Christer finner du på
http://www.wigwam.biz/kurser.htm

Läs också Christers artiklar i vår papperstidning Populär Kommunikation.
http://www.popkom.se/page/7

Artikeln ovan ingick i det elektroniska kunskapsbrevet Björns Blandning nr 2/2007 från Populär Kommunikation.
http:/www.popkom.se/page/18

Copyright © 2007 Christer Wiklander och Populär Kommunikation

Skriv ut sidan